Toimittajarekisteri
Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Suomen Helakeskus Oy
Porttivahti 3, 60100 SEINÄJOKI
Puhelin 010 472 4720
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Suomen Helakeskus Oy
Talouspäällikkö Leena Malkamäki
Porttivahti 3, 60100 SEINÄJOKI
Puhelin 010 472 4701
etunimi.sukunimi(at)helakeskus.fi
3. Rekisterin nimi
Suomen Helakeskus Oy:n toimittajarekisteri.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisteri sisältää yhteys- ja muita tietoja (tavaran)toimittajista, päämiehistä ja muista yhteistyökumppaneista. Rekisterin pääasiallinen käyttötarkoitus on toimittaja- ja päämiessuhteiden hallinta, hoitaminen ja ylläpito. Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään yhteydenpitoon, yhteistyöhön ja yhteistyön koordinointiin, viestintään, laskujen maksamiseen ja muiden velvoitteiden noudattamiseen, toimittajien arviointiin ja palautteen antamiseen.
Henkilötietojen käsittelyn peruste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
5. Rekisterin tietosisältö
Henkilörekisteriin on mahdollista tallentaa seuraavia tietoja:
• henkilön nimi
• sähköpostiosoite
• matka- ja/tai muu puhelinnumero
• asema
• yhteysloki
• sähköpostiviestiketju
6. Henkilötietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään enintään 2 vuotta yhteistyön päättymisen jälkeen tai jos toimittaja on ilmoittanut rekisteröidyn työsuhteen päättymisestä. Rekisteröity voi vaatia itseään koskevien tietojen poistamista yhteistyön päättymisen jälkeen, kaikkien rekisteröidyn, rekisterinpitäjän ja rekisterinpitäjän yhteistyökumppanien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuduttua. Tiedot voidaan merkitä arkistoiduksi/ ei-aktiiviseksi jo tätä ennen.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään yhteistyön solmimisen tai arvioinnin yhteydessä yritykseltä tai yrityksen rekisteröidyltä henkilöltä itseltään ja organisaation tietojen osalta mahdollisesti Patentti- ja rekisterihallituksen Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä tai verkkosivuilta.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja luovutetaan rekisterinpitäjän konserniyhtiöille tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 kuvattuihin käyttötarkoituksiin, rekisterinpitäjän suoramarkkinointirekisteriin ja mahdollisiin muihin rekisterinpitäjän konsernin henkilörekistereihin, kuitenkin aina tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
A. Manuaalinen aineisto
Säilytetään tilassa, johon vain määrätyillä henkilöillä on pääsy.
B. Sähköisesti talletetut tiedot
Tietojen käsittelyyn osallistuvalla rekisterinpitäjän henkilöstöllä ja sen lukuun toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin toimittajatietoihin. Rekisterin käyttö on suojattu tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.
11. Profilointi
Rekisterinpitäjä voi hyödyntää tietoja myös profilointitarkoituksissa. Profilointi toteutetaan tunnisteella, jonka avulla palvelun käyttämisessä syntyviä rekisteröityä koskevia tietoja voidaan yhdistellä. Näin luotua profiilia voidaan tämän jälkeen esimerkiksi verrata muista rekisteröidyistä luotuihin profiileihin.
Profiloinnin tarkoituksena on selvittää toimittajakäyttäytymistä.
12. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen toimittajasuhde. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti. Rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.
Rekisteröity voi esittää rekisterinpitäjälle suoramarkkinointia tai profilointia koskevia suostumuksia tai kieltoja.
13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
13.1 Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisterinpitäjän toimittajarekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Kerran vuodessa tehtynä tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
13.2 Oikeus vaatia tiedon korjaamista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Rekisteröity voi toimittaa virheen havaittuaan tiedon korjaus-, poistamis- tai rajoittamispyynnön tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti.
Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
13.3 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut toimittajarekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa itselleen tai siirrettäväksi toiselle rekisterinpitäjälle.
13.4 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole toiminnassaan noudattanut soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
13.5 Muut oikeudet
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti.
14. Lisäksi
Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Ellei pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu, Rekisterinpitäjä ei välttämättä ilmoita muutoksista rekisteröidyille henkilökohtaisesti, mistä syystä Rekisterinpitäjä kehottaa rekisteröityjä ajoittain tarkastamaan tämän selosteen mahdollisten muutosten varalta.
15. Yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä kohdassa 2 esitettyyn henkilöön. Rekisterinpitäjä tai kohdassa 2 esitetty henkilö voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.