Asiakasrekisteri

Suomen Helakeskus Oy:n tietosuojakäytäntö

Me Helakeskuksella tiedämme, kuinka tärkeää tietosuoja on asiakkaille, ja pyrimme mahdollisimman selkeästi kertomaan, kuinka keräämme ja tallennamme henkilötietojasi.

Tämä Tietosuojaseloste koskee Suomen Helakeskus Oy:n verkkosivustoa ja asiakastietojen käsittelyä.

Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Suomen Helakeskus Oy
Porttivahti 3,
60100 SEINÄJOKI

Y-tunnus: 0251874-3

Tietosuoja-asioita hoitava yhteyshenkilö

Kirsi Syrjämäki
044-039 4107
kirsi.syrjamaki@htfgroup.fi

Henkilötietojen käsittely verkkosivustolla

Verkkokaupassa henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on sopimusten ja toimitusten hallinta ja laskutus. Lainmukaisuusperusteena verkkokaupan osalta on asiakkaan sopimussuhde Suomen Helakeskus Oy:öön. Katso lisää sopimusasiakkaidemme henkilötietojen käsittelystä kohdassa: MUUT HELAKESKUKSEN KÄSITTELEMÄT HENKILÖTIEDOT.

Muualla verkkosivustolla henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on verkkosivujen toiminnan kävijätilastointi ja käytön seuranta sekä mainonnan ja myynnin edistäminen. Lainmukaisuusperusteena on suostumus, jonka voit antaa tai peruuttaa sivustolla olevalla suostumustyökalulla.

Verkkosivuilla vierailijoista kerätyt henkilötiedot ovat seuraavia:

· verkko-osoitteesi (IP-osoite). Tästä pystymme päättelemään mm. Organisaation nimi, jonka verkkoa käytät, maa, kaupunki tai alue, jolta yhteytesi muodostat

· Laitteellesi asetettu eväste, joka muodostaa sinusta yksilöllisen tunnisteen esimerkiksi laitteesi ja selaimesi tietojen perusteella

· Jos olet sallinut selaimen yksityisyysasetuksissa seurannan, saamme tietoomme myös sivun, jolta saavut sivuillemme, laitteesi mallin, käytätkö internetselainta, mobiililaitetta vai sovellusta, selaimen version, sivuille tuloajan ja selailun kesto sekä näytön tarkkuuden ja käyttöjärjestelmäsi

Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka auttaa internetsivujen ylläpitäjää tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät ja yhdistelemään tietoja. Tämän tiedon avulla pystymme seuraamaan, miten sivuja käytetään ja esimerkiksi parantamaan sivujemme sisältöä yksittäisten käyttäjien käytön mukaan. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja.

Sivustomme verkkokauppa käyttää myös evästeitä, mutta ne ovat välttämättömiä verkkokaupan toiminnan kannalta. Niihin tallentuu ostoskorin sisältö, istuntosi tietoturvaan liittyviä tietoja ja tilausten hallintaan tarvittavia teknisiä tietoja. Jos estäisit evästeiden asettamisen selaimesi asetuksissa, verkkosivut toimivat normaalisti ja pääset sivusisältöihin käsiksi, mutta verkkokaupan käyttö olisi mahdotonta. Sivuillamme käytetyt evästeet voidaan jakaa kolmeen pääluokkaan. Pääluokat ovat:

– Toiminnalliset evästeet: Verkkokaupan käyttöön liittyvät välttämättömät evästeet, joita ilman verkkokauppa ei toimi.

– Analytiikkaevästeet: Evästeet, joiden avulla kerätään tietoa sivuston käytöstä, suosituimmista sisällöistä ja luetuimmista artikkeleista. Samalla tarkkaillaan sivustoon kohdistuvaa kuormitusta ja kävijämääriä, että voimme säätää palvelukapasiteettimme vastaamaan tarvetta.

– Markkinointievästeet: Markkinointievästeiden avulla voimme tarjota sinulle markkinointisisältöjä, joista olet kiinnostunut ja kohdentaa sinua kiinnostavia mainoksia tuotteistamme myös muilla verkkoalustoilla, kuten sosiaalisessa mediassa. Myös erilaisten kampanjoiden seuranta toteutetaan näiden avulla.

Sinusta luotuun tunnisteeseen voimme liittää sivuilla katselemasi mediasisällön, klikatut tai näytetyt mainokset, sivustoille tallentamasi ja lähettämäsi tiedot, hakulausekkeet, sivuston käyttötavan ja esimerkiksi klikkaamasi linkit. Luovutamme tietoja myös yhteistyökumppaneillemme, jotka voivat yhdistellä näitä tietoja laajemmin muihin hallinnoimiinsa tietoihin, jos olet markkinointievästeiden käytön. Mitään tietojasi ei siirretä kuitenkaan ETA-alueen ulkopuolelle.

Esimerkiksi Google Analyticsin kautta saamme vierailijoidemme käyttäytymiseen liittyviä tietoja, mutta Google kolmantena osapuolena voi hyödyntää niitä myös rekisterinpitäjänä. Alla on kuvattu nämä kolmannet osapuolet ja yleiskuvaus tietojen käytöstä sekä linkki kolmannen osapuolen tietosuojalausuntoihin tai vastaaviin tietoihin.

Google Analytics

Analytics on työväline, jolla ensisijaisesti seurataan sivujemme käyttöä. Montako kertaa vierailija käy sivuillamme, miten kauan viipyy, millä osoitteella sivuille saavutaan, selaimen ja käyttöjärjestelmän tiedot, ruudun resoluutio ja tiettyjen ohjelmistojen tuki (esim. Javascript ja Flash). Myös verkkotietoja kerätään, kuten verkko-osoite, josta vierailu tehdään ja verkon maantieteellinen sijainti.

Analytics kerää myös seuraavia tietoja: Dokumenttien lataukset sivuiltamme, linkit, joilla sivuilta poistutaan muualle, lomakkeiden täytön virheet, videoiden katselu, miten pitkälle sivuja lukee ja miten vierailija käyttää sivuston toiminnallisuuksia.

Google Ads

Välineellä seurataan ensisijaisesti sitä, miten sivuilla vierailijat reagoivat mainoksiimme ja millä tavalla mainokset vaikuttavat vierailijoiden käyttäytymiseen (ns. ”konversiot”). Adsin avulla voidaan seurata myös sitä, millaisia toimia vierailijat tekevät sivuilla ja milloin käyttää mainoksia esimerkiksi soittamiseen meille.

Google palveluiden tietosuojalausunnon voit lukea suomeksi osoitteesta: https://policies.google.com/privacy

Tietojen säilytys

Markkinointi- ja analytiikkaevästeitä sekä niistä johdettua tietoa säilytetään 2 vuotta.

Toiminnallisten evästeiden osalta tietoja säilytetään vain sivuilla vierailun ajan.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröitynä sinulla on useita eri oikeuksia tietoihisi. Voi lukea näistä tarkemmin kohdasta MUUT HELAKESKUKSEN KÄSITTELEMÄT HENKILÖTIEDOT.

Muut Helakeskuksen käsittelemät henkilötiedot

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietojen käsittelyn ensisijainen tarkoitus on Suomen Helakeskus Oy:n asiakasrekisterin ylläpitäminen sekä asiakkaiden tilausten ja toimitusten sekä laskutuksen hallinta. Suomen Helakeskus Oy lähettää myös asiakastyytyväisyyskyselyjä olemassa oleville asiakkailleen.

Sen lisäksi Suomen Helakeskus Oy tekee markkinointia myynnin edistämiseksi olemassa oleville ja potentiaalisille uusille asiakkaille.

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuusperusteet

Asiakkaidemme osalta henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuusperuste on sopimussuhde Suomen Helakeskus Oy:n ja asiakkaan välillä. Markkinoinnin ja asiakastyytyväisyyskyselyjen osalta lainmukaisuusperuste on Suomen Helakeskus Oy:n oikeutettu etu rekisterinpitäjänä suorittaa markkinointia ja kartoittaa asiakastyytyväisyyttä liiketoimintansa edistämiseksi.

Myös muu lainsäädäntö asettaa vaatimuksia henkilötietojen käsittelylle – esimerkiksi kirjanpitolaki, osakeyhtiölaki ja verottajan ohjeet henkilötietojen käsittelystä.

Henkilötietojen lähteet

Sopimusasiakkaidemme osalta henkilötietojen lähde on asiakas itse. Markkinointia varten asiakastietojen lähde voi myös olla asiakas itse. Esimerkiksi luovuttamalla messuilla tai tapahtumissa tietonsa meille tai osallistumalla sosiaalisen median kampanjoihin tykkäämällä tai kommentoimalla julkaisujamme tai osallistumalla erilaisiin kilpailuihin.

Voimme kuitenkin kerätä yhteystietoja meitä kiinnostavien yritysten internet-sivuilta ja ostamme yhteystietoja ja liidejä myös ulkoisilta yhtiöiltä (esim. Leadventure).

Käsitellyt henkilötiedot

Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:

1. Yrityksen nimi ja yhteyshenkilön etu- ja sukunimi

2. Toimenkuva tai tehtävä yrityksessä

3. Y-tunnus

4. Asiakasnumero

5. Sähköpostiosoite

6. Postiosoite (toimitus- ja laskutusosoite, jos eri)

7. Puhelinnumero

8. Faksinumero

9. Tiedot käsitellyistä tilauksista

• a. Toimitustapa
• b. Toimitusehdot
• c. Toimitusaika ja toimituksen tila
• d. Yhteyshenkilö
• e. Toimitusosoite
• f. Tuotetiedot koodeineen

10. Tilausten rahdinkuljettajan (Posti, Schenker ym) seurantatiedot

11. Tekniset tapahtumatiedot verkkokauppatilauksista

12. Lähetetyt viestit
a. Viestien ja linkkien avaamistiedot

• henkilön nimi
• asema
• osoite
• sähköpostiosoite
• matka- ja/tai muu puhelinnumero
• sähköpostiviestiketju
• yhteysloki

Rekisteröidyn oikeudet

Tavanomaisissa asiakaspalvelutilanteissa, kuten esimerkiksi yhteys- ja laskutustietojen muutoksissa sekä laskutustiedusteluissa, voit olla yhteydessä alla oleviin yhteystietoihin:

Sähköpostiosoite: myynti@helakeskus.fi
Puhelinnumero: 010 472 4720

Saat asiasi aina vireille tätä kautta. Laajemmissa tietopyynnöissä voit olla yhteydessä myös tämän selosteen alussa olevaan tietosuojayhteyshenkilöön. Laajempien tietopyyntöjen käsittelyä nopeuttaa, jos olet kiinnostunut vain osasta tietoja (esim. tilaukset tai laskut) ja voit tarkentaa sen heti pyynnölle jättövaiheessa. Laajempia tietopyyntöjä voi pääsääntöisesti esittää kerran kalenterivuodessa maksuttomasti. Jos pyyntöjä tulee yhdeltä henkilöltä enemmän kuin kerran kalenterivuodessa, pyyntöihin lisätään pyynnön laajuudesta riippuva hallinnollinen kustannus, josta saa arvion etukäteen.

Alla on kerrottu tarkemmin oikeuksistasi.

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Sinulla on oikeus tutustua sinusta tallennettuihin Suomen Helakeskus Oy:n hallussa oleviin henkilötietoihin. Saat niistä halutessasi myös kopion itsellesi. Oikeutta tutustua tietoihin voidaan kuitenkin joutua rajoittamaan lainsäädännön ja muiden henkilöiden yksityisyyden suojan vuoksi. Esimerkiksi sähköpostiviestien luovuttaminen edellyttää aina molempien viestinnän osapuolten suostumusta.

Oikeus tietojen oikaisemiseen
Sinulla on oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin. Poikkeus tähän voi olla tilanne, jossa aiemmin toimitettu tieto on jollain tavalla olennainen esimerkiksi sopimukseen tai toimitukseen liittyen – esimerkiksi sovittu toimitusosoite.

Oikeus tietojen poistamiseen
Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista. Tietojen poistaminen voidaan tehdä esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:

§ Peruutat henkilötietojen käsittelyn suostumuksen (esimerkiksi uutiskirjetilauksen), eikä käsittelyyn ole muuta perustetta

§ Vastustat tietojesi käsittelyä eikä käsittelyn jatkamiselle ole muuta perustetta, esimerkiksi markkinointiviestinnän osalta

§ Henkilötieto, jonka käsittelylle meillä ei ole lain mukaan käsittelyoikeutta ja käsittelyn tarve lakkaa, poistamme itse ilman pyyntöäsikin.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Sinulla on oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi tilanteissa, joissa epäilet henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta tai olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä, mutta asioiden selvittäminen on vielä kesken.

Vastustamisoikeus
Sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä tilanteessa, jolloin käsittelemme tietoja omaan oikeutettuun etuumme perustuen (esimerkiksi suoramarkkinointi).

Oikeus tietojen siirrettävyyteen
Oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen ei koske yritysten välisissä liikesuhteissa käsiteltyjä tietoja tapauksissa, joissa käsittely ei perustu rekisteröidyn suostumukseen tai sopimukseen, jonka osapuoli henkilö on.

Sinulla on kuitenkin oikeus saada antamasi henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa. Oikeus koskee henkilötietoja, joita on käsitelty automaattisesti sopimukseen tai suostumukseen perustuen.

Oikeus peruuttaa suostumus
Sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta ennen sen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen peruuttaminen ei aseta sinua mitenkään eriarvoiseen asemaan muiden kanssa palveluidemme käytön osalta, etkä menetä mitään oikeuksiasi muihin verrattuna.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli epäilet henkilötietojaan käytettävän epäasianmukaisesti tai lainvastaisesti. Toivomme, että olet kuitenkin aina ensin yhteydessä meihin ja pyrimme selvittämään asiat jo ennen kuin niistä tulee ongelmia. Yhteystiedot ovat tämän selosteen lopussa.

Tietojen luovutus

Suomen Helakeskus Oy saattaa käyttää asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen yhteistyökumppaneita. Osa rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanin palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi. Tietoja käsitellään ainoastaan Suomen Helakeskus Oy:n asiakassuhteen ylläpitämiseen teknisten rajapintojen kautta. Sosiaalisen median kautta saatuja henkilötietoja Suomen Helakeskus Oy voi käyttää yrityksen omiin markkinointitarkoituksiin.

Suomen Helakeskus Oy:llä on oikeus julkaista asiakasrekisterin sisältämät tiedot sähköisenä tai kirjallisena luettelona, ellei asiakas sitä erityisesti kiellä. Luettelolla tarkoitetaan esim. postitustarroja suoramainoksiin. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen julkaiseminen ilmoittamalla siitä Suomen Helakeskus Oy:n asiakaspalveluun, sähköpostitse myynti@helakeskus.fi tai rekisterinhoitajalle.

Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan Suomen Helakeskus Oy:n käytössä, paitsi Suomen Helakeskus Oy:n käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa joko lisäarvopalvelun tuottamiseen tai luottopäätöksen tueksi. Tietoja ei kuitenkaan luovuteta Suomen Helakeskus Oy:n ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden omaan käyttöön, paitsi luottohakemukseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa.

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole Suomen Helakeskus Oy:n tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.

Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä, ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.

Henkilötietojen suojaus

Henkilötietoja käsittelee vain Suomen Helakeskus Oy:n oma henkilöstö tai Suomen Helakeskus Oy:n kanssa sopimussuhteessa olevat salassapitovelvolliset yhtiöt ja niiden henkilöstö. Tietoja ei luovuteta sivullisille.

Palvelut toimitetaan luotettavilta palvelutuottajilta, jotka seuraavat palveluiden tilaa ja joilla on asiantuntemus palvelutoimituksesta.

Henkilötiedot sijaitsevat Suomen Helakeskus Oy:n salasanasuojatuilla palvelimella, jotka on suojattu ulkoverkosta palomuureilla. Palomuureissa on käytössä toiminnallisuuksia liikenteen analysointiin ja yleisten haavoittuvuuksien torjuntaan. Kaikkien tietosäilöjen osalta on varmuuskopiomenettelyt.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite:
Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite:
PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi